Privacyverklaring BVBA JAP — De Loof Alain
1 Inleiding
BVBA JAP — De Loof Alain is een installatiebedrijf, met hoofdaandeelhouder mijnheer Alain De Loof. Met maatschappelijke zetel te Knokkebaan 85 / 9910 Knesselare, en ingeschreven in de Kruispuntbank van ondernemingen met ondernemingsnummer 0476165080.
In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen
Wij willen u door middel van deze privacyverklaring informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.
Wij vragen dat u deze privacyverklaring aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.
Door het meedelen van persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.
2 Toepassingsgebied
Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.
Dit op alle overeenkomsten en op elke samenwerking of elke contactname, verzoek tot informatie of offertaanvraag. Alsook wanneer u gebruik maakt van onze dienstverlening en bij het bezoek of gebruik van onze website.
3 Verwerkingsverantwoordelijke en haar verbintenissen
BVBA JAP — De Loof Alain, met maatschappelijke zetel te Knokkebaan 85 / 9910 Knesselare en met ondernemingsnummer 0476165080, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.
Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Vordering Gegevensbescherming ("GDPR") vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.
4 Persoonsgegevens
Het spreekt voor zich dat wij voor de goede uitvoering van de overeenkomst, en om u een optimale dienstverlening te kunnen bieden, in het bezit dienen te zijn van een aantal persoonlijke identificeerbare informatie. Zoals: uw naam, emailadres, telefoonnummer, gsmnummer, postadres, taal, faxnummer, ondernemingsnummer, btw-nummer, btw-regime, adresgegevens van de werf, installatiegegevens, onderhoudsgegevens en attesten,...
Voor bepaalde wettelijke verplichtingen (elektronische aanwezigheidsregistratie, (30bis-aangifte van werken), kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens bezorgt om uw aanwezigheden te registreren (zoals E-lD-gegevens, Limosanummer)
Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.
Door uw gegevens aan ons over te maken, al dan niet digitaal (website, e-mail, multimedia...) of via onze dienstverlening (rechtstreeks), verklaart u zich akkoord met onze privacyverklaring.
Wij verzamelen ook gegevens over uw bezoek aan onze website, de sessies en gerelateerde informatie. Wij registreren deze informatie met behulp van diensten van derden. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van 'cookies' en van andere traceertechnologieën, zoals uiteengezet in onze disclaimer.
Wij zullen ook genoodzaakt zijn om uw persoonsgegevens te delen met derden. Zoals: boekhouders, werknemers, leveranciers, projectleiders en IT-dienstverleners,...
U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking eraan.
5 Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond
5.1 Klantgegevens
In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer (opmaken van facturen), de boekhouding, onderhouds- en werfbezoeken. Deze gegevens zijn relevant en beperkt tot het vooropgestelde doel. Wij zullen uw gegevens ook gebruiken om correspondentie met u te voeren, hetzij om een bestelling of offerte-aanvraag te behadelen.
De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.
5.2 Gegevens van leveranciers en onderaannemers
Wij verzamelen en verwerken identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers en de boekhouding.
De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals de bijvoorbeeld de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, de 30bis-aangifte van werken, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten, enz.) en/of ons gerechtvaardigd belang. Voor de elektronische aanwezigheidsregistratie worden in voorkomend geval tevens de E-lD-gegevens of het Limosanummer verwerkt.
5.3 Gegevens van personeel
Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor werknemers.
5.4 Andere gegevens
Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijk nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.
6 Duur van de verwerking
De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.
Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van 10 jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit ons systeem worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.
7 Rechten
In overeenstemming en onder voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:
Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de
overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
Recht van intrekking van de toestemming: indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.
U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot BVBA JAP — De Loof Alain. De contactpersoon hiervoor is: de heer De Loof Alain met contactgegevens jap_bvba@yahoo.com
Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij:
Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 OO
Fax. 02 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be
U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.
8 Doorgifte aan derden
Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt door onze derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, evenals door de overheid (bijvoorbeeld de 30bis-aangifte van werken, de elektronische aanwezigheidsregistratie of het meedingen naar overheidsopdrachten).
Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte ('EER'). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.
De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.
Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.
Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.
9 Technische en organisatorische maatregelen
Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane werking van deze gegevens.
In geen geval kan BVBA JAP - De Loof Alain aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
10 Toegang door derden
Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze privacyverklaring.
11 Nog vragen?
Indien u na het lezen van deze privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met BVBA JAP-De Loof Alain, hetzij per post naar Knokkebaan 85 / 9910 Knesselare of per e-mail aan jap_bvba@yahoo.com